Surat

Surat

Pada zaman sekarang ini, surat yang dikirimkan melalui kantor pos sudah terlihat jarang digunakan, terlebih lagi dengan tujuan bertukar pikiran atau pengalaman dengan rekan yang jauh. Untuk mengirimkan lamaran pekerjaan pun yang dahulunya menggunakan surat, kini dapat dikirimkan menggunakan internet, dengan menggunakan fasilitas e-mail, atau yang lebih dikenal dengan surat elektronik.

Kini akan dibahas lebih dalam lagi tentang surat, namun bukan surat elektronik, melainkan surat yang ditulis pada media kertas menggunakan tinta.

s

SURAT

Adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsi surat sendiri mencakup lima hal, yaitu sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga. Dalam surat-menyurat terdapat koresponden.·
Korespoden = pihak yang terlibat atau para pelakunya.

Komunikasi tetulis dengan media surat sampai saat ini masih sangat dibutuhkan dan belum tergantikan media lain. Surat memiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang memiliki kekuatan hukum yang sah karena surat yang asli tentunya memiliki identitas yang jelas,yaitu tanda tangan asli dan atau stempel (identitas resmi lembaga) asli. Hal-hal khusus yang dimiliki oleh surat yaitu:

1. Penggunaan kertas (baik,bersih,ukuran ketebalannya,bergaris maupun polos).

2. Penggunaan model atau bentuk.

3. Pemakaian bahasa yang khas.

4. Pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.

Surat memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Sebagai alat untukmenyampaikan pemberitauan, permintaan atau permohonan, buah pikiran / gagasan.

2. Sebagai alat bukti tulis.

3. Sebagai alat untuk mengikat.

4. Sebagai bukti historis.

5. Sebagai pedoman kerja.

Jenis Surat

Jenis surat dibagi menjadi :

Dilihat dari sisi bentuk,isi dan bahasanya, antara lain adalah :

1. Surat resmi / Dinas

2. Surat tidak resmi / Pribadi

3. Surat setengah Resmi

Jenis surat menurut isinya,antara lain :

1. Surat Keluarga / Pribadi

2. Surat Sosial

3. Surat Dinas

4. Surat setengah resmi

5. Surat niaga

Jenis surat menurut tujuannya,antara lain :

1. Surat perintah

2. Surat permohonan

3. Surat pemberitahuan

4. Surat penawaran

5. Surat keterangan

6. Surat keputusan

Bentuk Surat

Bentuk surat adalah Pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 6 macam bentuk surat,yaitu :

1. Bentuk lurus penuh.

2. Bentuk lurus.

3. Bentuk setengah lurus.

4. Bentuk surat bertekuk.

5. Bentuk resmi Indonesia lama.

6. Bentuk resmi Indonesia Baru.

Bagian – bagian surat resmi :

1. Kepala surat / Kop surat.

2. Tanggal surat.

3. Nomor.

Lampiran.
Hal.
Sifat / Derajat surat.

4. Alamat yang dituju.

5. Salam Pembuka.

6. Isi,terdiri dari : Pembuka
Isi
Penutup

7. Salam penutup.

8. Indentitas pengirim,TTD,stempel.

9. Tembusan.

Perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi dari sisi bahasa :

1. Diksi dalam surat tidak resmi cenderung bebas dan mudah dipahami,sedangkan dalam surat resmi tidak.

2. Dalam surat tidak resmi kalimat yang digunakan tidak harus baku,terkesan akrab dan tidak taat pada kaidah, sedangkan dalam surat resmi tidak.

3. Secara umum bahasa dalam surat tidak resmi cenderung ringan, akrab, dan tidak baku.

Ciri – ciri ragam bahasa tulis :

1. Sesuai dengan kaidah ejaan

2. Sesuai dengan kaidah katatabahasaan ( berpola )

3. Berisi ide yang merupakan satu – kesatuan

4. Bagian – bagiannya berkoherensi

5. Bervariasi

6. Beraksentrasi

7. Logis

Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berhubungan dengan masalah perniagaan / perdagangan. Surat niaga adalah jenis surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan niaga atau perdagangan.
Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat niaga :

· Menetapkan tujuan

· Menetapkan isi surat seperti :

o Nama dan jenis barang

o Merk dan kualitas barang

o Banyak barang yang ditawar

· Penetapan tata urutan isi surat

· Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu

· Hindari penggunaan singkatan

Jenis surat niaga :

1. Surat Permintaan Penawaran.

Adalah surat yang berasal dari calon pembeli kepada pihak penjual yang isinya meminta keterangan daftar harga barang atau jasa yang hendak dibeli dari penjual.
Keterangan yang ingin diperoleh calon pembeli biasanya mengenai :

· Jenis barang

· Harga

· Diskon

· Syarat

· Cara pembayaran / keterangan lain.

2. Surat Penawaran ( Offerte ).

Adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan tentang barang atau jasa yang akan dijual dengan segala keterangannya kepada calon pembeli. Surat penawaran bisa dibuat atas nama atau inisiatif pihak pemilik barang bisa juga karena ada permintaan dari calon pembeli. Surat penawaran biasanya memberikan informasi tentang :

· Nama Barang

· Jenis Barang

· Harga satuan

· Kualitas

· Potongan harga

· Syarat pembayaran

· Cara penyerahan

3. Surat Pembelian.

Adalah surat yang ditulis oleh calon pembeli kepada penjual barang yang berisi rincian barang - barang yang akan dibeli.

4. Surat Claim / Keluhan.

Adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian.

5. Surat Kuasa.

Adalah surat yang berisi kewenangan kuasa untuk melakukan sesuatu atas nama orang yang memberikan kuasa. Surat ini biasanya diberikan kepada orang yang dipercaya untuk menyelesaikan urusan pemberi kuasa karena dia tidak dapat melakukan sendiri.
Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat kuasa :

· Pemberian dan penerima surat kuasa harus dewasa,sehat rohani,dan jasmani.

· Diberikan kepada orang yang benar – benar dipercaya.

· Untuk perorangan surat kuasa tidak perlu diberi nomor surat.

· Untuk satu instansi surat kuasa ditulis diatas kertas segel atau dibubui materai.

· Ditanda tangani pemberi dan penerima kuasa.

Bagian – bagian surat kuasa :

· Judul, Judulnya yaitu “ Surat Kuasa “.

· Indentitas pemberi kuasa.

· Alamat pemberi kuasa.

· Indentitas yang diberi kuasa / penerima.

· Alamat yang diberi kuasa / penerima kuasa.

· Keperluan / tujuan pemberian kuasa / bentuk wewenang.

· Tanggal, bulan,dan tahun penulisan surat.

· Nama dan tanda tangan penerima dan pemberi kuasa.

Pencantuman tanggal,bulan dan tahun penulisan surat sangat bermanfaat. Pencantuman ini berfungsi untuk :

· Memberitahu penerima kapan surat itu dikirim.

· Memudahkan penelusuran jika terjadi keterlambatan dalam menjawab surat.

· Memudahkan pengarsipan.

6. Surat Perjanjian Jual - Beli.

Adalah surat yang berisi persetujuan yang mengikat antara dua pihak / lebih. Dengan surat perjanjian Jual – Beli kedua belah pihak harus menepati janji yang telah disepakati. Bila ada satu pihak yang mengingkari janji atu pihak lainnya berhak menggugat kepada yang berwenang.
Syarat pembuatan Surat perjanjian Jual – Beli :

· Isi saling disepakati pihak yang terkait.

· Isi tidak bersifat menekan pihak lain.

· Isi tidak menimbulkan rasa panas berbagai pihak.

· Pembuatannya atas dasar musyawarah.

· Bentuknya benar sesuai aturan.

· Memakai bahasa yang saling dimengerti.

· Ada pihak yang bertindak sebagai saksi

·

Contoh Surat Niaga Permintaan

PERPUSTAKAAN KOWALSKI
Jalan Lumba-lumba 2 Surakarta Telepon (0271) 700000
Nomor : 89/VII/7 20 September 2010
Hal : pemesanan rak buku
Lampiran : 1 lembar
Yth. Bagian Pemasaran
Madagascar Furniture
Jalan Lemur 3 Yogyakarta
Dengan hormat,
Untuk memperbaiki fasilitas perpustakaan, kami memesan 3 rak buku berukuran 120 cm x 40 cm x 180 cm dengan 3 susun rak dan 1 lemari kecil di bagian bawah. Desain rak telah kami lampirkan.
Rak tersebut mohon dikirim secepatnya.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Saya
Ali baba

Contoh surat niaga penawaran

_______, ___ _______ 2010
Nomor : ……………………….
Hal : ……………………….
Kepada,
Yth. _____________
PT ______________
Jln. ______________
Dengan hormat,
Bersama ini, kami menyampaikan surat permintaan penawaran bagi semua mitra bisnis di Indonesia. Kesempatan penawaran ini terbuka dan berlaku bagi semua eksportir yang memiliki SIUPP dan izin ekspor resmi.
Kami akan beli dan bayar kepada perusahaan yang memberikan penawaran harga paling bagus, yakni berupa:
Rincian barang muatan:
1. …………………
2. …………………
3. …………………
Pertimbangan saat pengisian muatan, sebagai berikut.
1. ………………
2. ………………
3. ………………
Komoditi:
1. ……………….
2. ………………
3. ……………….
Waktu pengapalan : ………….
Kami mengundang semua perusahaan yang berminat dengan kesiapan penuh dan kami harap surat penawaran sudah berada di meja kami paling lambat tanggal ……… jam …….
Nilai Penawaran : …………. dalam kurs rupiah, dolar, atau mata uang lain sesuai ketentuan. Surat penawaran resmi harap melalui faksimile karena surat melalui email tidak akan mendapat prioritas utama. Bila masih ada yang belum jelas, mohon hubungi kami kembali.
Para mitra yang terhormat, kami akan buka ……. lewat bank kami, Bank …… kepada perusahaan yang memberikan penawaran terbaik.
Demikian surat permintaan penawaran ini kami sampaikan.
………………………….
PT ………………………
Jln. ………………………
Tlp. ………………………

Referensi :
Wikipedia
blog yhuandazt1627
blogbintang.com

Read More